Como Resolvi os Desafios do Gerenciamento de Equipes em um SaaS do mercado audiovisual
Este case demonstra como o desafio de gerenciar equipes e projetos em empresas do mercado audiovisual foi solucionado através da implementação de uma ferramenta baseada na metodologia Kanban. A plataforma desenvolvida oferece recursos como quadros personalizáveis, gerenciamento de cards com mídias, prazos e responsáveis, além de uma interface intuitiva que facilita a comunicação e colaboração entre os membros da equipe.
Papel
UX Designer
Segmento
Audiovisual
Duração
3 meses
Introdução
Em emissoras de TV, produtoras de vídeo e agências de marketing, o gerenciamento eficiente de equipes é fundamental para o sucesso dos projetos. Este case descreve o processo de design e implementação de uma solução baseada na metodologia Kanban, que facilita o monitoramento das equipes, o acompanhamento do trabalho de cada membro e o controle das fases dos projetos.
Objetivos
O principal objetivo era criar uma ferramenta intuitiva que permitisse aos gestores monitorar o progresso dos projetos e das revisões de mídias em tempo real, além de facilitar a comunicação entre os membros da equipe e garantir a visibilidade sobre as tarefas e prazos.
Pain Points e Frustrações dos Usuários e do Negócio
Os principais problemas identificados foram:
Falta de visibilidade sobre o progresso dos projetos.
Dificuldade em monitorar as tarefas individuais e coletivas.
Ineficiência na comunicação e no acompanhamento de prazos e responsabilidades.
Desafios em ajustar rapidamente as prioridades e redistribuir tarefas.
Objetivos do Negócio versus Objetivos do Usuário
Objetivos do Negócio:
Aumentar a eficiência operacional das equipes.
Oferecer uma solução competitiva que agregasse valor aos serviços.
Melhorar a satisfação do cliente através de uma gestão de projetos mais eficaz.
Objetivos do Usuário:
Ter uma ferramenta intuitiva para monitorar e gerenciar o progresso dos projetos.
Facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
Garantir a visibilidade sobre as tarefas e prazos de cada membro.
Análise de Concorrentes
Realizei uma análise detalhada de concorrentes diretos e indiretos, focando em plataformas que resolveram problemas semelhantes. Como concorrente direto analisei a ferramenta Ftrack e indiretos foram analisadas as plataformas Jira, Trello e Clickup. Estudei as interfaces e mapeei os fluxos de trabalho utilizados, identificando pontos fortes e fracos de cada solução.
Mapeamento dos Fluxos dos Concorrentes
A análise revelou várias abordagens para o gerenciamento de tarefas e equipes, com destaque para a metodologia Kanban, que se mostrou a mais eficiente e flexível para os objetivos.
Fluxo atual
Fluxo analisada na ferramenta Ftrack
Quadro das funcionalidades mapeadas
Soluções Encontradas
Baseado nas pesquisas e alinhamento com o time, definimos as seguintes funcionalidades principais:
Gerenciamento de Quadros:
Criação de novos quadros ou reutilização de projetos e compartilhamentos existentes.
Customização dos quadros com a criação de colunas específicas para cada necessidade.
Movimentação dos cards entre colunas, visualizando o progresso do projeto de forma clara e organizada.
Gerenciamento de Cards:
Criação de cards do zero ou aproveitamento de mídias existentes.
Definição de prazos, alteração de status, seleção de responsáveis, criação de checklists, anexação de arquivos e visualização de mídias dentro de cada card.
Mapeamento do Fluxo a ser Projetado
Desenhei o fluxo da funcionalidade, desde a criação de quadros e cards até a movimentação e atualização de tarefas, garantindo uma experiência de uso intuitiva e eficiente.
Wireframe
Os wireframes foram desenvolvidos para visualizar a estrutura e o fluxo das novas funcionalidades, passando por várias iterações com base no feedback dos usuários e do time de desenvolvimento.
Validação
Realizei testes de usabilidade com um grupo selecionado de usuários. Os feedbacks foram fundamentais para ajustar a interface e melhorar a experiência do usuário. Os testes confirmaram a eficácia das funcionalidades e a facilidade de uso da ferramenta.
Design Final
O design final foi elaborado com foco na usabilidade e acessibilidade, seguindo as Heurísticas de Nielsen, como a visibilidade do status do sistema e a correspondência entre o sistema e o mundo real. O handoff com a equipe de desenvolvimento garantiu que todas as especificações estivessem claras e prontas para implementação.
Aprendizados
Profundidade da pesquisa: A análise aprofundada dos concorrentes, fluxos de trabalho e metodologias ágeis foi crucial para a criação de uma solução eficaz e competitiva. A imersão na metodologia Kanban se mostrou especialmente valiosa para o desenvolvimento de um sistema flexível e adaptável às necessidades das equipes.
Colaboração e feedback: A colaboração constante com o time de desenvolvimento e os usuários finais foi fundamental para refinar as funcionalidades e garantir que a ferramenta atendesse às expectativas. O feedback dos testes de usabilidade permitiu identificar pontos de melhoria e aprimorar a experiência do usuário.
Design centrado no usuário: A aplicação das Heurísticas de Nielsen e o foco na usabilidade e acessibilidade resultaram em um design intuitivo e fácil de usar. A atenção aos detalhes e a busca por soluções que facilitassem a vida dos usuários foram essenciais para o sucesso do projeto.
Próximos Passos
Implementação e monitoramento: Acompanhar de perto a implementação das funcionalidades pela equipe de desenvolvimento, garantindo que o design seja fielmente reproduzido e que a experiência do usuário seja mantida.
Testes e iterações: Realizar testes contínuos com usuários reais para identificar possíveis problemas e coletar feedback para futuras melhorias. A ferramenta deve ser vista como um produto em constante evolução, adaptando-se às necessidades dos usuários e do mercado.
Expansão e integração: Explorar a possibilidade de integrar a ferramenta com outras plataformas e sistemas utilizados pelas equipes, como softwares de edição de vídeo ou ferramentas de comunicação. Além disso, considerar a adição de novas funcionalidades, como relatórios personalizados e análises de dados, para oferecer uma solução ainda mais completa e valiosa para os clientes.
